Le Bêta Test de YoolinkPro arrive prochainement à son terme. Après plusieurs mois de travail avec les Bêta Testeurs, nous voulions résumer ce que le service apporte à la veille et au partage de connaissances en entreprise. L’idée du service est de favoriser la mise en place d’une véritable veille collaborative.

Après avoir participé à plusieurs réunions de professionnels de l’information – et notamment à Autrans en janvier dernier – nous avons réalisé que grâce à Internet, la veille n’est plus exclusivement l’affaire d’équipes dédiées. Chacun, via ses sources et son expertise, peut contribuer à l’amélioration de la veille d’entreprise. YoolinkPro tient compte de cette tendance. Par ailleurs nous avons identifié trois grands moments dans la veille d’entreprise : l’identification des sources, la diffusion de la veille et la capitalisation.

1. YoolinkPro ne se substitue pas du tout aux outils de recherche d’information et à l’identification des sources. Cette étape est toujours le territoire des veilleurs, chacun ayant ses propres sources et lectures. Le service s’intègre par contre aux différents outils utilisés et permet d’enregistrer du contenu depuis les agrégateurs RSS (Netvibes ou iGoogle) ou les navigateurs web. L’idée est de perturber aussi peu que possible les usages existants pour ne pas introduire de barrière à l’adoption du service.
2. YoolinkPro propose en revanche une nouvelle façon de diffuser la veille et d’impliquer les collaborateurs de l’entreprise dans l’identification et l’évaluation de la pertinence des informations. Grâce au service, les spécialistes de la veille diffusent simplement des documents pertinents à toute leur entreprise. Les managers et les opérationnels ont une vision synthétique de l’actualité de leur entreprise et de leur industrie grâce à différents canaux de sortie – emails personnalisés, fils RSS ou accès à la plateforme.

   Les collaborateurs peuvent à leur tour sélectionner certains documents qu’ils ont eux mêmes trouvés ou commenter certains documents sur lesquels ils ont une expertise. YoolinkPro permet aux collaborateurs et aux experts d’ajouter de la valeur à la veille. Les professionnels de la veille enrichissent la base de connaissance de l’entreprise et obtiennent un retour sur ce qui intéresse les membres de l’entreprise. Ils peuvent orienter leurs recherches d’information et améliorer l’efficacité de leur veille.

   Les outils 2.0 – blogs ou micro-blogs notamment -  jouent un rôle croissant dans la diffusion des connaissances à l’intérieur et à l’extérieur des entreprises. YoolinkPro permet aux veilleurs et à leurs collaborateurs de participer à cette dynamique et de diffuser simplement une partie de leur veille sur ces services. Par exemple chez Yoolink, la revue de presse est un export des documents taggés « Revue de Presse »  sélectionnés par l’équipe. Le twitter est lié à YoolinkPro, et nous publions certains articles automatiquement sur notre compte.

3. YoolinkPro permet de gérer les deux grands types d’informations qui intéressent l’entreprise : les informations d’actualité et les informations pérennes qui doivent être conservées. Les premières sont portées à l’attention des collaborateurs mais finissent par disparaître pour ne pas polluer la base de connaissance d’informations obsolètes. Les secondes sont au contraire le cœur de cette base et doivent être facilement retrouvées et transmises aux membres de l’entreprise. Ainsi chaque article enregistré est archivé, évitant ainsi que la base de connaissance ne se détériore à mesure que les documents sont retirés d’Internet. YoolinkPro permet donc une vraie capitalisation en séparant l’actualité des documents de fond et en assurant l’accès durable à ces derniers.

Voici donc en quelques mots l’intérêt du service pour les veilleurs et professionnels de l’information. D’autres profils d’entreprises – des équipes métiers, développement ou marketing par exemple – ont d’autres usages du service. Mais nous essaierons d’y revenir plus tard.

N’hésitez pas à apporter vos propres expériences de veille en entreprise et d’utilisation de YoolinkPro