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Comment gérer le départ de vos collaborateurs et s’assurer de la confidentialité des informations de votre entreprise.


Il est étonnant de remarquer à quel point les entreprises, y compris celles d’une certaine taille, sont mal équipées pour gérer le départ de leurs employés. Il n’y a pas toujours d’annuaire interne (LDAP), il y en a parfois plusieurs (liés par exemple à l’historique des acquisitions) ce qui est au moins aussi compliqué ou pire, l’annuaire électronique n’est pas à jour et on y trouve la trace de certains collaborateurs des années après leur départ. Que faire alors quand on veut utiliser des applications SaaS mais qu’on se soucie en même temps de la confidentialité des données après le départ d’un collaborateur ?

cadenasLa meilleure solution est bien sûr d’avoir un point central à jour qui permette la connexion à l’ensemble des services, par exemple « Google Apps for Business ». Dans notre cas, lorsqu’un compte client est connecté à Google Apps, l’authentification est déléguée à Google et il suffit de désactiver le compte de l’utilisateur sur Google Apps for Business pour lui interdire l’accès à notre service. En un clic depuis la console d’administration de Google on désactive le compte et donc l’accès à tous les services connectés. Cette étape importante doit être intégrée au niveau RH au moment du solde de tout compte pour être sûr qu’elle n’est pas oubliée. L’authentification via le LDAP est de la même façon une bonne solution pour peu que celui-ci existe et qu’il soit tenu à jour au moment du départ du collaborateur.

Si aucune de ces solutions n’est possible cela revient à laisser la responsabilité de la désactivation du compte au responsable du projet qui peut être très loin de toutes les problématiques RH. Pour aider les gestionnaires de projet à gérer correctement cette contrainte nous avons mis en place un système basé sur la vérification de l’email à intervalles réguliers. En effet, l’accès à l’email professionnel fait souvent partie des éléments qui sont vite coupés au moment du départ d’un collaborateur. L’idée est donc de vérifier régulièrement que l’utilisateur a accès à son email professionnel. La première chose est donc d’empêcher le collaborateur de pouvoir changer l’adresse email de son compte. Dans notre solution de réseau social d’entreprise, seul un administrateur peut modifier l’adresse d’un collaborateur. Ensuite l’administrateur n’a plus qu’à activer la validation régulière de l’adresse e-mail et il en choisi la périodicité : tous les mois, 2 mois, 3 mois, 6 mois. Lorsque le collaborateur essaiera de se connecter au service, un message lui indiquera qu’il doit au préalable cliquer sur le lien qu’il vient de recevoir sur sa boite mail. Le collaborateur n’a qu’à ouvrir ses mails et cliquer sur le lien pour poursuivre sa navigation.

C’est parce que la sécurité des données de nos clients est en permanence notre priorité que nous avons mis en place ce système qui tout en restant très simple et peu contraignant, permet de renforcer fortement la confidentialité des données échangées sur la plateforme collaborative.

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